Réseaux & Télécommunications (IT) - Solutions Informatique -Ecran & affichage dynamique - Cyber sécurité - Systèmes d'Impression - Formation

Briançon - Embrun - Gap - Barcelonnette - Sisteron - Manosque - Aix en Provence- Avignon - Marseille - Aubagne - Valbonne -

Sophia Antipolis - Nice - Draguignan

© 2023 Créé B contact avec Wix.com

En cours de certification

LES 7 ATOUTS D’UNE SOLUTION ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT)

March 13, 2017

 

 

"C’est une réalité ! Chaque entreprise doit relever ses propres défis commerciaux. Que vous soyez par exemple un fabricant de pièces automobiles ou un laboratoire pharmaceutique spécialiste des maladies cardiaques, vous manipulez un grand nombre de documents papier au quotidien. Dans la plupart des cas, beaucoup trop. Lorsqu’on évoque le terme « zéro papier », la plupart d’entre nous imaginent que le papier est complètement supprimé ; constat inexact et complexe à produire. « Sans papier » signifie plutôt que vous avez repéré les métiers au sein de votre entreprise les plus consommateurs en papier et les plus chronophages dans la gestion des documents papier ; et que vous avez su rationaliser vos processus documentaires pour gagner en efficacité. La rationalisation peut passer par une solution d'Enterprise Content Management (ECM) pour automatiser les processus documentaires qui vous ralentissent et qui vous coûtent à la fois du temps et de l’argent.
Zoom sur les 7 atouts d’une solution d’ECM.

 

1. ROI

 

Il est généralement admis, à tort, que le passage à une organisation « sans papier » va coûter plus cher en intégrant notamment les achats de nouveaux logiciels, de matériels et de formation, comparé à la seule gestion manuelle des documents papier sans investissement informatique aucun. Il y a bien sûr le coût initial de la solution, mais il ne faut pas oublier que le retour sur investissement est rapide et peut-être conséquent. Dans la plupart des cas, on constate un amortissement de l’investissement dans les 18 premiers mois d’utilisation, suite à la mise en œuvre d’une solution ECM.

 

2. GAIN DE PRODUCTIVITÉ

 

La manipulation des documents papier est consommatrice en temps passé à organiser, à stocker et à récupérer les documents. Selon l’Association pour la gestion des images et des informations (AIIM), les employés passent en moyenne environ une heure par moisà rechercher et à remplacer des documents.

 

3. RÉDUCTION DES COÛTS D'IMPRESSION

 

L’impression de documents et l’utilisation des périphériques d’impression occasionnent de nombreux coûts liés au papier, au toner, à la cartouche d’encre ainsi qu’à la maintenance des matériels. Dans la plupart des organisations, une organisation « sans papier » permet d’économiser plus de 450 euros par personne et par an sur les frais d’impression, selon l’AIIM.

 

4. COÛTS DE STOCKAGE

 

Combien d’espace occupent les armoires et les étagères emplies de documents papier dans vos bureaux ? Le papier prend de la place et les entreprises dépensent de l’argent pour louer des espaces de stockage afin d’y archiver leurs documents papier. Grâce à une organisation « sans papier », il est possible stocker des millions de documents dans le Cloud ou sur un seul disque dur et de libérer de l’espace de travail.

 

5. DOCUMENTS PERDUS OU MAL RANGÉS

 

Vous n’avez pas à vous soucier de la perte de documents ou de leur mauvais classement lorsque vous avez déployé un système de gestion documentaire. En moyenne, entre 2% et 5% des dossiers d’une organisation sont perdus ou égarés sur un jour donné, selon l’AIIM. Dans le cas d’une catastrophe naturelle, les documents qui sont stockés numériquement peuvent être récupérés, ce qui peut éventuellement sauver une entreprise du désastre

 

6. AMÉLIORATION DE LA SÉCURITÉ DES DOCUMENTS

 

Avec une solution ECM, vous pouvez suivre chaque document, les modifications qui ont été apportées et par qui. Ces possibilités ajoutent un niveau d’imputabilité et de sécurité aux documents pour mieux protéger votre patrimoine informationnel.

 

7. AMÉLIORATION DU SERVICE À LA CLIENTÈLE

 

C’est là, l