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POLITIQUE D’IMPRESSION : COMMENT GÉRER ET OPTIMISER ?

September 22, 2017

 

"Quelle que soit sa taille, une entreprise a tout intérêt à définir une politique d’impression. L’enjeu est de garder la maîtrise de sa consommation de papier, toner et d’énergie. C’est aussi de garantir la sécurité des données, d’améliorer la productivité des équipes tout en facilitant la mobilité.
Sans oublier l’impact environnemental.
A quoi peut bien servir une politique d’impression ? Elle peut contribuer à réduire considérablement les coûts. Elle permet de gagner en agilité et de renforcer la sécurité des documents. Elle conduit également à sensibiliser tous les collaborateurs à des pratiques plus responsables. Coup d’œil sur les principaux avantages induits par la mise en œuvre d’une politique d’impression.

 

Réduire les coûts
Le récent rapport de Quocirca (cf. chapitre 2) constate que 29% seulement des organisations interrogées se reconnaissent « efficaces » ou « très efficaces » dans l’intégration des flux de documents papiers ou numériques. Commentaire : « L’élément clé pour une transition effective vers des flux numériques, c’est une meilleure utilisation des technologies MFP [numérisation / imprimantes multifonctions]. Or 37% seulement des organisations disent avoir mis en place une stratégie capable de maximiser les avantages des solutions MFP ».
Ce rapport relève également que les entreprises ayant recours à des services managés sont plus motivées et plus avancées dans les process « zéro papier » : 72% d’entre elles ont déjà opté pour des flux 100% numériques.

 

Selon plusieurs études, les coûts d’impression peuvent représenter jusqu’à 3% du budget global de l’entreprise. Or, 40% des PME interrogées disent avoir constaté une augmentation de leurs dépenses d’impression ces dernières années notamment à cause de l’augmentation des volumes d’impression couleur.
En mettant en place des règles d’impression adaptées aux matériels et aux usages, l’entreprise s’assure un retour sur investissement rapide et mesurable. Des quotas d’impression peuvent être mis en place. Ils permettent de réduire considérablement les coûts en privilégiant, par exemple, l’impression en noir et blanc, et en recto verso par défaut.

Préserver la confidentialité et la sécurité des documents imprimés
Une politique d’impression présente aussi l’avantage de préserver la confidentialité et la sécurité des documents imprimés. Selon un récent sondage, 26% des salariés français déclarent avoir trouvé des documents confidentiels à la sortie des imprimantes.
Or, il existe des solutions faciles à mettre en œuvre pour éviter cela. L’utilisateur lance l’impression mais pour récupérer ses documents, il doit se présenter devant l’imprimante muni d’un badge ou il doit composer un code confidentiel sur le pavé de commande de celle-ci. Ainsi, les documents confidentiels ne sont plus laissés sur les points d’impression à la vue de tous et seuls ceux vraiment importants sont finalement confirmés et imprimés.

 

Augmenter la productivité des collaborateurs
En moyenne, on compte 12 000 pages imprimées par an et par employé dans les entreprises. L’impression reste une fonction clé : 77% des PME en France disent que les systèmes d’impression ont un rôle critique en cas de rupture de service.
Mettre en place une politique d’impression optimisée permet d’accroitre la productivité de l’ensemble des collaborateurs, qu’ils soient administrateurs ou utilisateurs.
Pour l’administrateur, le déploiement et la mise à jour de la politique d’impression ont l’avantage d’être centralisés. Pour les utilisateurs, le temps d’impression est optimisé, grâce notamment à une redirection des travaux d’impression vers les matériels les mieux adaptés. En outre, en cas de coupure du réseau sur des sites distants, les collaborateurs peuvent libérer leurs impressions sur l’imprimante de leur choix.

 

Favoriser la mobilité des équipes
16,7% de la population active en France travaille au moins une journée par semaine hors du bureau et plus de 25% des français actifs disposent d’un smartphone fourni par leur entreprise. Et diverses technologies mobiles peuvent être diversement utilisées, au sein d’une même entreprise. En conséquence, les collaborateurs doivent pouvoir facilement imprimer leurs documents depuis leurs matériels et applications mobiles.

 

Imprimer de façon plus responsable
38% des collaborateurs impriment tous leurs e-mails et 25% des documents imprimés sont jetés dans les 5 minutes. Pour remédier à ce gaspillage, le suivi et le contrôle des impressions permettent de sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques. Une politique d’impression, communiquée à tous, incite à des comportements plus responsables. Concrètement, cela permet de réduire la consommation de papier, de toner et d’énergie due aux impressions dites « orphelines » – à savoir tous ces documents abandonnés sur l’imprimante.

 

Piloter et analyser l’impact de la politique d’impression
70% des entreprises n’utilisent pas d’outil de contrôle des impressions et 3% des PME seulement se disent satisfaites de la visibilité qu’elles ont sur leurs coûts d’impression. Or, il existe des solutions de pilotage et d’optimisation de la politique d’impression ; elles garantissent le contrôle du budget et l’application des bonnes pratiques.
Disposer d’indicateurs fiables, pouvoir analyser les données recueillies, connaître plus précisément les usages des utilisateurs, ce sont là des leviers indispensables pour obtenir un retour sur investissement rapide.