Dématérialisation des relations contractuelles : les 4 points à retenir

"Depuis le 1er avril 2018, tous les organismes de complémentaire santé doivent être conformes aux dernières dispositions sur la dématérialisation des relations contractuelles. Ces mesures ont été prévues par l’ordonnance du 4 octobre 2017.

Le texte a modifié le code des assurances et le code de la mutualité afin de définir les nouvelles mesures applicables aux relations contractuelles dématérialisées. Il en découle plusieurs obligations et opportunités qui reposent notamment sur les organismes de complémentaire santé.


L’assureur doit vérifier annuellement que la relation dématérialisée convient au client

L’ordonnance précise les obligations qui sont à la charge de l’assureur, de l’intermédiaire ou du souscripteur d’un contrat d’assurance de groupe qui souhaite passer par une mise à disposition numérique des informations contractuelles. Celui-ci doit préalablement vérifier que la dématérialisation est un mode de communication qui convient au client et qui est adapté à son besoin.

Cela passe par la vérification que le client a bien les moyens de prendre connaissance desdites informations directement en ligne. L’organisme assureur est notamment dans l’obligation de vérifier que l’adresse mail fournie par le client est bien la sienne et qu’elle ne comporte pas d’erreur.

Attention : cette vérification doit se répéter chaque année !


Le client doit pouvoir demander l’utilisation du papier

Le texte de l’ordonnance indique que le client assuré peut, à tout moment et par tout moyen, demander que le support papier soit utilisé en lieu et place du support numérique. Dans ce cas, l’organisme assureur ne pourra pas refuser la demande et, sans facturer de frais supplémentaires, devra continuer la relation commerciale avec l’utilisation du format papier.

Cependant, dès lors que le contrat conclu entre l’organisme de complémentaire santé et le client précise que le service fournit est exclusivement de nature électronique, le client ne peut pas exercer ce droit à passer au format papier.


Les données numériques doivent être conservées après la fin du contrat

Si le client a accès à ses informations contractuelles par un espace numérique en ligne, l’organisme assureur doit lui garantir que ses données seront conservées dans ledit espace pour la durée nécessaire à leur finalité.

L’ordonnance précise que tous les documents contractuels et précontractuels devront être conservés pendant au moins cinq ans après la fin de la relation contractuelle.

Dans tous les cas, l’organisme assureur qui souhaite interrompre l’accès à ces informations doit en informer le client au moins deux mois avant la date butoir.


La signature électronique officiellement reconnue

L’impact important de l’ordonnance concerne la reconnaissance de la signature électronique au même titre que la signature manuscrite. Désormais, une lettre recommandée aura la même valeur qu’un envoi recommandé électronique.

Attention car l’envoi recommandé électronique doit remplir les exigences de l’article L. 100 du code des postes et communications électroniques pour être valable. "


Source : http://www.entreprise.news/dematerialisation-des-relations-contractuelles-les-4-points-a-retenir/

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