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Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur la GED sans oser le demander

August 30, 2018

"Vous vous interrogez sur l’intérêt de la GED et la façon d’aborder cet enjeu très structurant pour l’activité d’une entreprise ? En 7 questions clés, obtenez toutes les réponses aux questions que vous vous posez sur la GED. 
 

 

1. La GED, à quoi ça sert ?

La Gestion Electronique de Documents est un ensemble de solutions matérielles et logicielles ayant vocation à numériser, produire, stocker et gérer des documents et informations détenus au sein d’une entreprise. Lorsqu’ils sont disponibles au format électronique, ces documents ne risquent plus d’être perdus ou endommagés. Mais surtout, ils peuvent être plus aisément retrouvés, en cas de besoin, grâce aux fonctions de recherche par mots-clés (nom du client, dossier, référence, terme spécifique). La GED est également un vecteur de productivité et d’efficacité.

Stockés sur des serveurs internes ou dans le Cloud, les documents de l’entreprise deviennent accessibles en tous lieux et à tout moment pour les utilisateurs qui seraient autorisés à les consulter et les échanger.

 

2. En quoi la GED me garantit-elle une meilleure circulation de mes flux documentaires ?
La GED ne se limite pas à convertir des documents papier au format électronique. Elle intègre différents processus de validation, de signature électronique, qui contribuent à assurer le suivi documentaire à toutes les étapes. Archivés de manière dématérialisés, les documents peuvent être manipulés, consultés, échangés, partagés, en fonction des autorisations attribuées aux utilisateurs. Par email, sur des plateformes dédiées, au sein d’application collaboratives, les documents reprennent vie.

 
3. Quels types de documents peuvent être concerné ?

Classiquement, ce sont les factures fournisseurs qui initient le projet. Mais l’ensemble des documents produits et gérés par l’entreprise ont vocation à être dématérialisés. Il faut toutefois distinguer les documents reçus au format papier (qui devront alors être numérisés puis archivés) des documents générés par l’entreprise elle-même (bons de commande, documents contractuels, plaquettes conditions générales de vente, factures clients), qui peuvent être dématérialisés à 100%.

 

4. Toutes les entreprises sont-elles en mesure de rentabiliser un projet de cette envergure ?

Déployer une GED représente un coût. Mais les bénéfices sont nombreux, notamment sur le plan de la productivité et l’efficacité des collaborateurs. Selon une étude publiée par l’AIM (Association Information et Management) en 2016 dans la revue SIM, il apparaît qu’

un salarié consacre en moyenne 7h30 par semaine à rechercher un document sans le trouver. 

 

L’association révèle par ailleurs que 25% des entreprises mettent plus d’un mois à réunir l’ensemble des pièces nécessaires à un audit (financier par exemple). Des chiffres confirmés par le rapport de l’institué McKinsey, intitulé Time Searching for Information. Celui-ci évoque :

9,3 heures consacrées chaque semaine par un salarié, à la recherche et à la collecte d’informations.