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DEMATERIALISATION : UN ENJEU, UNE AMBITION, UNE VISION

August 31, 2018

 
"Gagner du temps, être plus efficace, répondre aux exigences réglementaires, fluidifier vos processus documentaires… Les bénéfices associés à un projet de dématérialisation sont à fois nombreux et ambitieux. Mais il ne faut pas s’y tromper. Derrière le terme générique et presque monolithique de « dématérialisation », se cachent des réalités et des motivations très diverses.

 

Selon le secteur d’activité, l’effectif, le profil de l’entreprise, la dématérialisation peut revêtir plusieurs aspects. Toutefois, ils s’inscrivent tous dans un mouvement de transformation digitale plus global. Restreindre la dématérialisation à la seule volonté de réduire les coûts liés à la manipulation du papier, c’est envisager l’enjeu par le petit bout de la lorgnette. Dématérialiser les flux documentaires, c’est un projet structurant pour l’entreprise vecteur d’amélioration de son efficacité… si toutefois, elle accepte de challenger ses habitudes, de repenser ses process documentaires, en focalisant son attention sur les bénéfices « utilisateurs ».

 

 Optimiser la productivité grâce à la dématérialisation

La dématérialisation est susceptible d’impacter tous les services de l’entreprise. Si la facturation clients et fournisseurs passent pour des évidences, il ne faut pas non plus négliger le volet RH.

 

Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie électronique prend progressivement place dans le monde de l’entreprise, même si le collaborateur conserve le droit de le refuser. Dématérialiser la gestion RH peut s’avérer très profitable pour l’entreprise comme pour ses salariés.

De la même façon, l’exemple de la gestion des notes de frais est éloquent. Une étude publiée à la fin de l’année 2017 par OpinionWay mettait ainsi en évidence qu’un salarié passe en moyenne 27 minutes à remplir une note de frais. Pire, chaque note de frais coûterait 53€ à l’entreprise ! La principale cause de ces coûts ?

LE PAPIER !

95 % des salariés interrogés conservent les justificatifs papiers originaux de leurs dépenses professionnelles, comme les tickets de caisse ou les factures et 73 % les transmettent au service en charge des notes de frais au sein de leur entreprise.

 

Manipulation, temps de traitement, risque de perte… En proposant des solutions de traitement dématérialisé, il est possible d’optimiser considérablement les process ! Quelle que la soit la nature, la cible, ou la teneur d’un projet de dématérialisation, c’est la promesse de gains de productivité qui demeure la motivation première des entreprises. Tous les services (achats, marketing, comptabilité, RH), peuvent tirer profit de la dématérialisation…

Les recherches documentaires sont facilitées notamment avec les fonctions de reconnaissance de caractères et d’indexation. Elles permettent d’effectuer des recherches en plein texte afin d’identifier et retrouver les documents à partir de mots-clés.

Associée à la signature électronique, la dématérialisation permet aussi de valider les documents, qui peuvent ensuite circuler au sein de l’entreprise pour un traitement plus rapide. Les documents numériques, une fois stockés dans le cloud, sont accessibles en permanence, y compris lorsque les collaborateurs se trouvent en situation de mobilité ce qui, à la faveur de la digitalisation des entreprises s’avère de plus en plus fréquent.

 

Selon une étude réalisée conjointement par Mitel et Apps2Com, 67 % des collaborateurs étaient en situation de mobilité en 2017, un chiffre qui atteindra 71,4 % en 2018. Par ailleurs, 65 % se déclarent intéressés par le travail nomade et le télétravail.