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BULLETIN DE PAIE PAPIER VS ÉLECTRONIQUE : QUELS ENJEUX POUR VOTRE ORGANISATION ?

November 6, 2018

 

"L’impression, la mise sous pli, la distribution manuelle ou postale des bulletins de paie papier ainsi que leur archivage sont des tâches récurrentes à faible valeur ajoutée impactant directement la productivité du personnel administratif et générant des frais financiers conséquents. 

 

EN OPTANT POUR LE BULLETIN DE PAIE ÉLECTRONIQUE, L’ENTREPRISE PEUT SE LIBÉRER DE CES TÂCHES RÉPÉTITIVES ET RÉALISER JUSQU’À 70 % D’ÉCONOMIES SUR LES COÛTS DE GESTION.

 

Cependant, le passage au bulletin de paie électronique est soumis à quelques règles :

  • L’obtention de l’accord préalable du salarié pour la remise de ses bulletins au format électronique.

  • La conservation des bulletins de paie électroniques durant 5 ans

  • Le respect strict du cadre légal imposant la mise en œuvre des technologies de scellement numérique (hachage, signature numérique, horodatage) et de conservation des données dans un espace de conservation sécurisé (coffre-fort numérique)

  • La mise en place éventuelle d’un double système de remise de bulletins de paie en fonction des choix des salariés : papier pour les uns, électronique pour les autres

LORS D’UN TEL CHANGEMENT, IL EST ÉGALEMENT IMPORTANT D’INFORMER TOUS LES COLLABORATEURS ET DE RÉPONDRE À LEURS ÉVENTUELLES APPRÉHENSIONS ET/OU INTERROGATIONS.

 

L’entreprise devra en particulier rassurer les salariés sur la possibilité de récupérer facilement l’intégralité des bulletins de paie générés en cas de départ à la retraite ou vers une autre entreprise.

Les technologies, de plus en plus packagées, ainsi que la tendance à l’assouplissement des conditions réglementaires en discussion dans projet de loi de réforme du Code du travail (porté par Myriam El Khomri) vont très certainement réduire le poids de ces enjeux pour les années à venir.

 

Sources :

  • Wikipedia

  • Loi d’allègement des procédures des articles L. 3243-2 et L.3243-4 du Code du travail

  • Norme NF Z42-025 (AFNOR), 2011, « Gestion du bulletin de paie électronique », norme française

  • Norme NF Z42-013 (AFNOR), 2009, « Archivage électronique – Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes »

  • FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance), 2013, guide de la signature électronique, collection « Les guides de la confiance de la FNTC »

  • FNTC, 2012, guide du bulletin de paie électronique, collection « Les guides de la confiance de la FNTC » "

  • http://digital-solutions.konicaminolta.fr/bulletin-de-paie-papier-vs-electronique-quels-enjeux-pour-votre-organisation/

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